Privacyverklaring

In het kader van de Europese verordening “Bescherming van persoonsgegevens” verklaart de Stichting Oldtimers Goes hierna te noemen Molentocht Goes het volgende:

 

Verzamelde gegevens:

De gegevens, die worden verzameld om het de deelnemers van ons evenement mogelijk te maken zich in te schrijven en deel te nemen aan de Molentocht, zijn de volgende:

 

Naam, voorletters, voornaam

* Volledig adres

* Telefoon (vast en/of mobiel)

* E-mailadres

* Merk en type voertuig

* kenteken en bouwjaar voertuig

 

Opslag van de gegevens:

De gegevens worden opgeslagen in een (on-line) database. Bevoegden hebben toegang tot deze gegevens middels een gebruikersnaam en wachtwoord.

 

Omgang met de verzamelde gegevens:

De door de Molentocht Goes verzamelde gegevens zullen met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld worden.

 

Toegang tot de gegevens:

Bevoegden, die toegang hebben tot de gegevens, zijn personen die op dat moment het bestuur van de Molentocht Goes vormen en de door het bestuur aangestelde functionaris ledenadministratie. Als er wijzigingen zijn in de voornoemde personen zal het wachtwoord direct gewijzigd worden.

 

Delen van de gegevens:

De Molentocht Goes deelt de gegevens van de deelnemers niet met andere organisaties, of rechtspersonen. De gegevens van de voertuigen worden vermeld op de website en in het programmaboekje, ter informatie van overige deelnemers en andere belangstellenden. Hierbij zullen niet de persoonsgegevens van de deelnemers worden vermeld.

 

Functionaris gegevensbescherming:

De persoon die door het bestuur van de Molentocht Goes is aangesteld als “functionaris ledenadministratie” is tevens “functionaris gegevensbescherming”. Contact met deze functionaris via e-mail: molentochtgoes@gmail.com  .

 

Foto en video materiaal

Tijdens het evenement zullen door de organisatie van de Molentocht Goes foto en video opnamen gemaakt worden, ten behoeve van promotie, website en sociale media. Mocht u bezwaar hebben tegen beelden waarop u, uw voertuig, of beiden te zien zijn, dan kunt u dit aangeven. Hiervoor ontvangt de organisatie graag een e-mail via molentochtgoes@gmail.com . Daarbij graag vermelden uw naam, het type, kenteken en kleur van uw voertuig en uw eventuele bezwaren.

Gezien het feit dat het evenement grotendeels plaatsvindt op de openbare weg en op de diverse locaties veel publiek komt kijken, heeft De Molentocht Goes geen invloed op derden die foto- of video materiaal van het evenement delen of verspreiden. De Molentocht kan hier dan ook niet op aangesproken worden.

 

Taken functionaris gegevensbescherming:

* Toezien op ongeoorloofd inzien

* Maatregelen nemen om o.a. diefstal, hacken en verlies te voorkomen

* Controle op antivirussoftware en firewall

* Bij constateren van een lek direct het bestuur inlichten

* Meewerken aan verzoeken van de “Autoriteit Persoonsgegevens”

* Bij datalekken alles in het werk stellen om de gevolgen te minimaliseren

* Personen inlichten die slachtoffer zijn van datalekken

 

Privacy effect beoordeling: (PIA: Privacy Impact Assessment)

Gezien de verzamelde gegevens zal het voor de getroffen personen geen grote impact hebben. Doordat er geen “geheime” gegevens zoals wachtwoorden zijn verzameld zal dit geen grote gevolgen hebben voor de getroffen personen. Voor zover de Molentocht Goes kan beoordelen kan er door de gelekte gegevens, waaronder het e-mailadres, enkel gerichte  phishing/spam/reclame ontstaan.

 

Procedure melden datalek:

De Molentocht Goes is verplicht om een datalek binnen 72 uren na ontdekking te melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wat dient gemeld te worden:

* Welk datalek is ontdekt

* Hoe dit lek heeft kunnen ontstaan

(bijv. ’n hack, verlies van ’n back-up device zoals USB-stick)

* Wat er is vastgelegd in het PIA

* Hoe de Molentocht Goes de getroffen personen op de hoogte stelt

* Wat de Molentocht Goes gaat uitvoeren om herhaling te voorkomen

 

De Molentocht Goes zal de getroffen personen melden dat er een datalek was ontstaan en wat de getroffen personen kunnen doen om de schade zo veel mogelijk te beperken. In de meeste gevallen zal dit adviserend zijn omdat de gelekte gegevens vermoedelijk geen grote gevolgen zullen hebben, hoogstens wat meer phishing en/of spam c.q. gerichte reclames.

 

Recht van inzage, verwijdering en aanpassing:

De Molentocht Goes is verplicht om personen, waarvan gegevens verzameld zijn, de mogelijkheid te bieden om inzage te krijgen in deze gegevens en/of deze te wijzigen. Een aanvraag hiervoor kan worden ingediend via e-mail molentochtgoes@gmail.com . De Molentocht Goes zal dan vervolgens, via het bij de stichting bekende telefoonnummer, contact opnemen om te verifiëren of de aanvrager daadwerkelijk de persoon** is die recht heeft op inzage en/of wijziging van de gegevens.

Ook een aanvraag voor verwijdering zal op deze wijze geverifieerd worden. Deze aanvraag kan enkel gehonoreerd worden binnen de door de wet bepaalde mogelijkheden.

Wanneer de aanvraag tot inzage, aanpassing en verwijdering kan worden gehonoreerd zal de Molentocht Goes deze aanvraag uitvoeren en binnen 48 uren bevestigen via e-mail. Gegevens die vastgelegd zijn in deelnemerslijsten zullen dan worden verwijderd. Wanneer de gegevens verwijderd zijn zal de persoon** (via e-mail) op de hoogte gebracht worden.

 

(** of de wettelijk vertegenwoordiger)